Kako usavršiti vaš CV za voditelja ureda

Recepcionari su prva točka kontakta u svakoj kompaniji zbog čega trebaju iznimno dobro predstavljati i promovirati brend svojeg poslodavca. Nema boljeg načina da istaknete svoje vještine za voditelja ureda i recepcionara nego da sastavite pobjednički CV recepcionara.

Svi zaposlenici koji rade u izravnom doticaju s klijentima smatraju se "licem" organizacije. Zbog toga kao recepcionar želite pokazati da niste samo profesionalac, već i da vam je stalo do ljudi.

Danas ljudi žele znati da su kompanije koje podržavaju etične i da imaju srca. Vremena hladnih i otuđenih odnosa su gotovi, a recepcionari su ono s čime sve započinje.

Ako želite da vas pozovu na razgovor za posao, vaša strast za pružanjem kvalitetne usluge mora izbijati iz vašeg životopisa recepcionara. 

Ovaj će vam članak pokazati kako najbolje istaknuti svoje vještine i snage pomoću topline i entuzijazna. Naveli smo i primjere životopisa recepcionarke da vidite kako se to radi.

Primjer životopisa recepcionarke - voditeljice ureda

Kada gledate primjer ovog životopisa recepcionarke, možete vidjeti da Iva ističe svoje iskustvo pomoću godina iskustva u sažetku. Isto tako govori čitatelju da je radila u proizvođačkoj industriji i da može raditi pod pristiskom. Može se primijetiti da Iva dvaput spominje vođenje brige o korisnicima čime navodi da je to u njezinom fokusu. Odabrala je profesionalan obrazac Harvard u poslovnoj crnoj boji, koji se može koristiti s fotografijom ili bez, kako bi se istaknula. 

Preuzmite ovaj primjer životopisa recepcionarke kao PDF

Sastavljanje pobjedničkog životopisa recepcionarke zahtjeva planiranje unaprijed, zbog čega si trebate odvojiti vremena.

Pristupite tome kao projektu koji će na papiru reći što imate za ponuditi, maksimalno točno, kako bi to čitatelj saznao jednostavnim skeniranjem dokumenta.

U srcu svakog dobro prilagođenog životopisa nalazi se osnovni CV, sveobuhatni dokument koji obuhvaća sve vaše obrazovanje, vještine i radno iskustvo.

Dokument mora

• biti logičan i prilagođen čitateljima

• biti napisan crnim fontom na bijeloj pozadini

• biti bez grešaka, i pravopisnih i gramatičkih, i biti dobro formatiran

• biti dobro prezentiran, bez suvišnih elemenata, organiziran i profesionalan

• započeti s vašim najnovijim ili trenutačnim poslom i navesti sve do vašeg prvog zaposlenja

• sadržavati vaše obrazovanje i kvalifikacije

• sadržavati i meke i tvrde vještine

• sadržavati točne podatke za reference kod svakog posla ili pozicije

Uzmite si vremena kako biste bili sigurni da niste ništa izostavili jer je ovaj CV temelj svih budućih prijava za posao. Može biti dugačak koliko je god potrebno, tako da uvrsite sve pojedinosti.

Uvrstite svaki naziv posla, sve odgovornosti i sva postignuća na svakoj pozicji. Logično, to će vam uzeti vremena, ali je nužno za uspjeh u budućnosti.

Dok sastavljate svoj osnovni CV, napravite kopije svih relevantnih kvalifikacija, nagrada, referentnih pisama i svega drugog što je važno. Spremite to u sigurnu datoteku s vašim životopisom i držite na mjestu kojem možete jednostavno pristupiti.

Uvijek pažljivo pročitajte i uredite svoj osnovni životopis kako ne bi sadržavao nikakve pogreške. Ako je moguće, zamolite još nekoga da provjeri sadrži li pogreške. Ne želite da osnovne gramatičke pogreške otjeraju čitatelja.

Uvrstite svoje vještine recepcionara

Vještine za poziciju recepcionarke se razlikuju među industrijama, ali osnovne su vještine svugdje jednako potrebne.

Nemojte preskočiti baš ništa dok sastavljate svoj CV recepcionara. Navedite sve svoje vještine, i meke i tvrde, čak i ako ste ih kratko koristili ili ako ste mijenjali područja rada. Meke vještine vam možda nisu toliko očite jer ih svakodnevno koristite.

Zbog toga si za svaku poziciju uzmite vremena i razmislite što ste radili i koje su vam vještine nužne kako biste maksimalno dobro radili svoj posao.

Ovo su neke nužne meke vještine koje moraju imati recepcionari

• prilagodljivost: snalaženje u različitim situacijama koje se često brzo mijenjaju

• empatija: razumijevanje nečijih osjećaja i stajališta

• samo-kontrola: ostati miran i smiren čak i kada ste suočeni s izazovima i promjenama

• strpljenje: znati kada čekati, kada odgovoriti i kada nešto poduzeti

• učinkovito slušanje: slušati kako biste razumjeli i dati govorniku do znanja da ste ga čuli

• pozitivan jezik: korištenje optimističnog i umirujućeg tona kako biste smirili negativnost i pridobili povjerenje klijienta

• jasna komunikacija: prikazivanje informacija na jasan način koji je lako razumijeti

• preuzimanje odgovornosti: osiguravanje da će se problemi riješiti, neovisno o tome tko je kriv

Tehničke ili tvrde vještine se će razlikovati ovisno o industriji, ali trebat ćete

• imati iskustva s određenim softverskim programima

• poznavati proizvode i usluge kompanije

• poznavati sve zaposlenike i odjele u kojima rade

• znati tko je u uredu, a tko je izvan ureda

• znati pojedinosti marketinških promocija i ponuda

Osobna izjava i osobni profil

Za CV recepcionarke vam nije potrebna osobna izjava, ali na početak svakog prilagođenog životopisa ćete htjeti staviti sažetak profila. Iako možete napisati jedan sažetak i prilagođavati ga sličnim prijavama, najbolje je ponovno napisati sažetak ako je prošlo puno vremena.

U nastavku su primjeri izjava za sažetke na različitim razinama vještina i kompetencija. Tekst masnim slovima označava informacije koje odmah obavještavaju čitatelja o ključnim detaljima prije nego što pročitaju ostatak živitopisa.

Recepcionar - primjer sažetka profila - stariji

*Iznimno profesionalan stariji recepcionar s više od deset godina iskustva u korporativnoj proizvodnji. Dokazana sposobnost pružanja operativne učinkovitosti uz izvrsno korisničko iskustvo u okruženju koje se brzo mijenja i s puno aktivnosti. Spretan, prijateljski nastrojen i energičan, dobro radim pod pritiskom i stalno usavršavam svoje vještine kako bi izvrsno pružao podršku korisnicima.*

Recepcionar - primjer sažetka profila - iskusan

*Sposoban i učinkovit recepcionar s pet godina iskustva u užurbanoj zdravstvenoj ustanovi. Sposoban rješavati sve aspekte zaprimanja pacijenta s empatičnim i brižnim stavom. Rastem pod pritiskom i želim nastaviti razvijati svoju karijeru u zdravstvenom sektoru.*

Recepcionar - primjer sažetka profila - s malo iskustva

*Početnik recepcionar s deset mjeseci iskustva u užurbanom frizerskom i kozmetičkom salonu. Iskusan u zakazivanju termina, vođenju evidencije o otkazivanjima, dočekivanju, pozdravljanju i smještanju klijenata i izdavanju računa. Ja sam energičan, profesionalan i brzo učim te želim razvijati svoju karijeru.*

Koja je razlika između profila i osobne izjave?

Sažetak profila je kratka izjava koja se nalazi na početku vašeg životopisa, a osobna izjava je posebna, dulja izjava.

Sažetak profila obično sadrži manje od 100 riječi, a osobna izjava od 500 do 1000.

Sažetak profila može se nazivati i pregled, o meni, profesionalni sažetak, sažetak vještina/kvalifikacija, profesionalna biografija i sl.

Što trebam koristiti?

Pozicije profesionalaca, menadžmenta, uprave i stručnjaka imaju koristi od osobne izjave. Mogu se koristiti i za prijavu za pripravništvo i stažiranje.

S druge pak strane, svaki CV će imati koristi od kratkog sažetka profila jer će on omogućiti čitatelju uvid u to tko ste i prije nego što počne čitati vaš CV.

Zbog toga si trebate uzeti vremena kada pišete te izjave i da ih pišete posebno za svaki posao. To je vaša prilika da se istaknete među životopisima drugih kandidata jer će svi kandidati imati slične kvalifikacije i radno iskustvo.

Optimističan, iskren i informativan sažetak profila ili osobna izjava je ključ da vas pozovu na razgovor za posao.

Što trebam reći?

Iako je sažetak profila kratak, on mora biti relevantan čitatelju. Krenite od oglasa za posao i koristići svoje iskustvo, uvrstite tvrde i meke vještine, godine iskustva i sve ključne riječi koje možete odrediti. Želite da vaš sažetak maksimalno odgovara zahtjevima poslodavca.

Imajte na umu:

• naziv radnog mjesta

• istaknite svoje znanje

• navedite godine iskustva

• obuhvatite najvažnije meke i tvrde vještine

• neka odgovaraju zahtjevima poslodavca

Osobna izjava mora sadržavati iste informacije kao i vaš sažetak profila, ali treba biti dulja kako bi bolje objasnila vaše vještine i iskustvo. U njoj možete navesti ključne informacije poput onih zašto vas to zanimanje zanima, biste li se voljeli baviti njime ili zašto razmišljate o promjeni karijere.

Uzmite si vremena da maksimalno uskladite svoju osobnu izjavu sa zahtjevima poslodavca.

Štogod odlučite poslati, neka bude prijateljski i energično, to je prvi dojam koji će potencijalni poslodavac dobiti o vama.

Želite sastaviti profesionalan CV?

Započnite odmah

Kako koristiti svoj osnovni CV

Kada završite s izradom svojeg osnovnog životopisa, možete se prijavljivati za poslove znajući da nećete preskočiti nikakve važne informacije.

Kada vidite oglas za posao na koji se želite prijaviti, pažljivo ga pročitajte i zabilježite osnovne zahtjeve. Poslodavci često koriste ključne riječi u opisu posla kako bi raščlanili prijave.

Raščlanjivanje je način sortiranja prikladnih kandidata od ostalih korištenjem ključnih riječi i davanja bodova. Ako vaš CV za recepcionara završi s "ostalima" više nećete čuti ništa od njih osim pristojne poruke u kojoj im je jako žao.

Najbolji način određivanja ključnih riječi o oglasu za slobodno radno mjesto jest analiza obaveza radnog mjesta. Na primjer, ako ste recepcionar u hotelu, potražite ključne riječi kao što su recepcionar u odmaralištu, hostelu, luksuznom hotelu i sl.

Imajte na umu da kompanije mogu drugačije nazivati poslove recepcionara. To mogu biti službenik na prijamnom pultu, službenik na recepciji i sl.

Vaš je sljedeći korak da sažmete vaš osnovni CV u ispoliran CV recepcionara koji će proći kroz ATS softver i odmah privući pažnju čitatelja. Ovo ćete postići izvlačenjem relevantnih i ključnih informacija iz svojeg osnovnog životipisa i prebacujući ih u CV recepcionara prilagođen za konkretan posao.

Trebate znati da regruteri i poslodavci troše par sekundi na svaku prijavu prije nego što prijeđu na drugu zato što traže konkretne informacije. Ako ih ne pronađu, ne čitaju dalje.

Korištenje relevantnih ključnih riječi u vašoj prijavi od samog početka tjera ih da čitaju dalje. A to im i govori da ste pažljivo pročitali oglas za posao i da ne tratite vrijeme.

Nekoliko je pravila za prilagođen životopis recepcionera:

• koristite sažet crno-bijeli format osnovnog životopisa

• duljina je važna tako da neka ne bude dulji od 2-3 stranice

• neka bude relevantan samo za taj posao

• neka jezik životopisa bude pozitivan, proaktivan i jednostavan za čitanje

• pažljivo provjerite pravopis, datume i redoslijed

• nemojte navoditi kontaktne podatke referenci i umjesto toga napišite "dostupno na zahtjev"

• dodajte i napomenu "Podroban CV je dostupan na zahtjev"

Zaključak

Dobivanje vašeg posla recepcionara iz snova je u vašim rukama jer, u životu, što posijete to ćete i požeti. Ako unaprijed potrošite vrijeme i sastavite osnovni CV recepcionara, to je ulaganja u vašu budućnost.

Ovo su neke osnove za pisanje savršenog životopisa recepcionara:

• uložite vrijeme u sastavljanje sveobuhvatnog osnovnog životopisa

• pohranite svoj osnovni životopis i sve relevantne dokumente u sigurnu datoteku kojoj možete jednostavno pristupiti

• pažljivo pročitajte oglas za posao i zabilježite ključne riječi

• napravite sažet CV iz svojeg osnovnog, koristeći samo informacije koje su relevantne za posao

• napišite energičan osobni sažetak za CV fokusirajući se na zahjeve posla

Kada šaljete svoju prijavu:

• uvijek šaljite vaš prilagođen CV i motivacijsko pismo u pdf formatu

• nemojte slati nikakve druge dokumente osim ako se izričito ne zahtijeva

• provjerite da se vaši podaci za kontakt mogu jednostavno pronaći

• u svoju prvu prijavu nemojte uvrštavati reference

Želite sastaviti profesionalan CV?

Započnite odmah

Često postavljana pitanja o životopisu recepcionara

Zanima vas karijera recepcionara ili razmišljate o promjeni karijere u tom smjeru?

Odgovorit ćemo na neka najčešća pitanja.

Što je osnovni CV recepcionara i kako ga mogu koristiti?

Osnovni CV za recepcionara je kombinacija vaše najviše razine obrazovanja, dodatne edukacije, vašeg prvog radnog mjesta sve do vašeg trenutačnog ili posljednjeg radnog mjesta.

Zašto treba napisati osnovni CV za recepcionara?

U konačnici, kako biste uštedjeli vrijeme i prezentirali se na najbolji mogući način svaki put. Nakon što skupite sve informacije na jednom mjestu, od početka do kraja, nikada to više ne trebate raditi, jedino što trebate jest svake ga godine ažurirati.

Kada trebam dodati podatke za preporuku?

Samo nakon što vas je regruter ili poslodavac kontaktirao i zatražio kontaktne podatke osobe za preporuku. Nemojte dodavati reference u CV kada se javljate na oglas za posao.

Ako vam se regurter javi za telefonski razgovor za posao, možda će tražiti podatke referenci, ali ako ne, nemojte inzistirati. Možda vaša prijava nije uspješna u ovoj fazi ili pak stručnjak za zapošljavanje želi tražiti podatke o referencama u finalnim etapama zapošljavanja.

Dodavanje podataka za kontakt za preporuku na početku ugrožava i vas i tu osobu.

Prvo, dajete nečije osobne podatke nekome o kome ništa ne znate. Zbog toga ugrožavate vašu osobu za preporuku ako njezini kontaktni podaci dospiju u krive ruke.

Drugo, beskrupulozni regruteri mogu kontaktirati tu osobu prije nego što kontaktiraju vas. Ovo nije poštena praksa, ali ne možete ništa uraditi ako ste im već dali podatke.

Na kraju, ako osobu koja vam daje preporuku iznenadi poziv koji ne očekuje, možda se ne jave ili možda ne kažu sve što je potrebno i daju vam preporuku koja ne zvuči najbolje.

Kada tražite posao, uvijek je dobro unaprijed kontaktirati svoje osobe za preporuku i podsjetiti ih da su se složili da će vam dati preporuku za zaposlenje. Nakon što prođe nekoliko godina, može se biti teško prisjetiti datuma, odgovornosti na poslu i ostalih bitnih detalja.

Podsjećanje bivšeg poslodavca osigurat će da vam žele i mogu dati preporuku. To će i osigurati da su sve vaše preporuke potkrijepljene i potvrđuje vaše vještine i sposobnosti. 

Trebam li dodati hobije i interese u svoj CV?

Ako ste odlučili dodati hobije i interese u CV ili osobnu izjavu, navedite samo one koji su relevantni za taj posao. Isto tako, preskočite nerelevantna članstva i osobna postignuća.

Znajte da regruteri i poslodavci imaju ograničeno vrijeme i neće čitati ništa što je nevažno. Hobiji i interesi su izvrsni za naše zdravlje i dobrobit, ali nemojte ih navoditi ako nisu vezani uz posao.

Odlični primjeri interesa ili hobija za recepcionara bi bili debatiranje i javni nastupi kao član uglednog debatnog kluba.

Koje obrazovanje mi je potrebno?

Obično je potrebno da imate završenu srednju školu, a neki poslodavci možda traže višu razinu obrazovanja.

Jesu li mi potrebne dodatne vještine?

Srednjoškolsko obrazovanje je dovoljno za poziciju recepcionara jer je većina poslodavaca spremna educirati svoje osoblje.

No, morate biti računalno pismeni i biti spremni poboljšati svoje računalne i komunkacijske vještine.

Dostupni su i brojni online tečajevi nude različite razine vještina i obuke, a mnoge među njima možete završiti online.

Postoje li različita područja specijalizacije?

Svaka tvrtka treba prijateljski glas koji će pozdravljati kupce preko telefona i vedru osobu koja će ih pozdravljati kad dođu.

No, različite industrije traže različite vrste osobnosti.

Na primjer, recepcionar u zdravstvenoj ustanove treba biti brižan i pun empatije. S druge pak strane, recepcionar u hotelu mora biti profesionalni prijateljski nastrojen. Industije ljepote, glazbe i zabave, s druge pak strane, zahtijevaju energične i vješte recepcionare.

Ako se specijalizirate u industriji, to znači da dobro poznajete proizvod i dobro razumijete potrebe svojih kupaca. Isto tako, možda ćete biti produktivniji u industriji koja je usklađena s vašom osobnošću i interesima. Ako nije, trebate se specijalizirati ako ste prilagodljivi.

Ako želite dobro zarađivati kao recepcionar, fokusirajte se na vještine usluživanja kupaca, komunikaciju, profesionalizam i učinkovitost.

Može li se napredovati?

Pozicije recepcionara započinju s početničkim pozicijama koje rastu prema recepcionarima koji mogu samostalno voditi recepciju.

Ovisno o industriji i tome, imate li ili ste spremni steći dodate vještine i kvalifikacije, mogli biste napredovati do pozicije tajnika, osobnog asistenta ili službenika za odnose s javnošću.

Kako započeti?

Prije svega, sastavite osnovni životopis recepcionara kako ne biste trošili vrijeme na prijavu za posao kada vidite odgovarajuće oglase.

Ako ste tek završili škou ili razmišljate o promjeni karijere, javite se izravno velikim ustanovama jer je vjerojatnije da će vam oni biti spremniji ponuditi edukaciju, ili se prijavljujte na oglase za posao.

Iako osobna izjava obično nije zahtjev za ovakvu poziciju, može biti dobra ideja da objasnite svoj izbor karijere kada imate malo iskustva ili ga nemate.